Projektverktyget som inte krånglar till det

Alla projektverktyg skapas självklart för att underlätta för projektledare och projektgrupper att genomföra projekt. Så långt låter det ju fint och bra, men tyvärr är det också långt ifrån alla projektplaneringsverktyg som faktiskt lyckas med sitt syfte.

Tvärtom finns det gott om skräckexempel på system som tar så mycket tid att lära sig, att man aldrig tjänar in tidsbesparingen de till slut eventuellt skapar. Det finns också system med så många fina och häftiga funktioner, att man börjar anpassa sitt arbete utifrån vad som fungerar bra i systemet – istället för tvärtom!

Knäppt, tänkte vi, och byggde Yoddlas projektmodul. Det är en form av kanban-tavla som bygger på projektkort, inte helt olik Trello men med fördelen av att vara en del av ett större kundflöde och affärsstöd. Låt oss förklara!

Projekthantering med Kanban

Bild på Yoddlas projektverktyg

Kanban-filosofin uppstod i slutet av 1940-talet när japanska Toyota försökte utveckla sina strategier för tillverkning och teknikutveckling. Arbetare använde färgade kort (kanban är japanska för kort) för att underrätta sina medarbetare om de hade behov av reservdelar eller extra kapacitet. Systemets starkt visuella natur tillät teamen att kommunicera lättare, standardiserade signaler och förfinade processer, vilket bidrog till att minska dödtid och maximera output.

Processen med kanban fortsatte sedan in i tjänstebranscher och kom att bli det som idag kallas Lean. Det används ofta inom mjukvaruutveckling och HR, och handlar om att visualisera processer för att upptäcka flaskhalsar och begränsningar, men också för att få en överblick och kunna planera bättre.

Yoddlas projektverktyg bygger på Kanban

Vi har skippat de färgade korten och jobbar istället med taggar (vi kommer till det), men utöver det är Yoddlas projektmodul i princip en Kanban Board, eller Kanban-tavla.

Det innebär att du jobbar med projektkort i kolumner som representerar olika faser av projekt. När projektet är färdigt med ett visst delmoment, flyttas projektkortet helt enkelt till nästa kolumn. Det låter projektledaren ha koll på sina projekt (eller, om ni har färre men större projekt – sina delprojekt). Hen kan också enkelt se var flaskhalsar uppstår (det är i de kolumner som korten hopas och dröjer kvar i) och tillsätta extra resurser vid behov.

Alla skapade projekt visas på projekttavlan som projektkort. När de ligger i sin kolumn visar de en sammanfattning för överblick, men det går också att klicka på dem för mer information och insikter. Sammanfattningarna visar

  • Kundens namn
  • Initialerna på de som är med i projektgruppen
  • Projektets taggar
  • Antal kommentarer som gjorts i projektkortet
  • Antal bifogade filer till projektkortet
  • Antal genomförda deluppgifter i projektet
Genom att klicka på plustecknet längst ner till höger får du också upp
  • När projektet skapades
  • Projektets deadline
  • Status på projektet (om sådan är satt)
  • Projektbeskrivningen

Projektled med projektkortet

Det utfällda projektkortet innehåller all information som gruppen behöver för att genomföra projektet. Skapa en projektbeskrivning som sätter ramarna för arbetet, skapa deluppgifter och tilldela medlemmar de olika uppgifterna. När en uppgift är klar markeras den som grön, och ni kan enkelt se hur långt ni kommit i projektet.

Varje projekt har ett eget informationskort

Kortet visar också när projektet har deadline, vilka projektmedlemmarna är och vilka taggar projektet fått. Taggar är ett effektivt sätt att filtrera projekt i projekttavlan. Om ni till exempel är flera projektledare kan det vara bra att skapa en tagg med respektive persons namn: på så vis kan man filtrera bort alla projekt som inte är ens egna. Det är dock helt och hållet ni som väljer hur ni vill tagga: många kunder använder också taggarna för att kunna filtrera på typ av projekt eller affärsområden, men det är helt upp till er.

Testa gratis

Ladda upp filer och projektdokument

Projektkortet ger också möjlighet att ladda upp filer och dokument som rör projektet. De flesta vanliga filformat stöds, och 100 mb utrymme ingår i alla Yoddla-konton (mer utrymme kan köpas till).

Ytterligare en bra funktion är kommentarsmöjligheten. Precis som i kundkorten tidsstämplas alla kommentarer vilket ger bra spårbarhet bakåt.

När projektet är genomfört i projektverktyget kan det arkiveras. Då försvinner det från projekttavlan så att du kan fortsätta ha en bra överblick, men kan enkelt återskapas vid behov.

Skapa konto
Ditt pris: från bara 148 kr/månad!

Projektverktyget som en del av något större

Det finns extremt många bra projektverktyg på marknaden idag, både webbaserade och systemfasta. En del är enkla och minimalistiska i hur de vill att du jobbar med projekthantering, andra är klassiska Gantt-scheman och ytterligare några är stora och komplexa system för större företag och projekt.

Vi som skapat Yoddla har själva många års erfarenhet av att driva mindre och medelstora tjänsteföretag, och har alltid känt att de flesta projektverktyg är för stora för oss: vi behöver helt enkelt inte alla funktioner vi betalat för, och många gånger har de också varit i vägen för oss. Därför designade vi Yoddlas projektmodul så att den är flexibel och kan formas av dig utifrån hur din organisation jobbar med projekt; skapa så många kolumner ni behöver och döp dem till vad ni vill; tagga projekten utifrån hur ni själva vill kunna filtrera och sortera; fyll projektkorten med den information ni själva tycker är viktig och använd dem på det sätt ni tycker är bäst!

Dessutom är projektmodulen bara en del av Yoddla. Vårt affärsstöd är flödesbaserat och låter dig till exempel tidrapportera mot olika projekt. Tidrapporteringen kan sedan ligga till grund för faktureringen, som även den kan ske direkt i systemet. Kopiera förslaget från offerten du skapat i Yoddla, in i ett projektkort så kan du vara säker på att hela projektgruppen vet vad som gäller.

Yoddlas projektverktyg är helt enkelt en flexibel del av en större helhet – precis som projekt är delar av ditt företags verksamhet. Och alltid på dina villkor.

Testa oss gratis i 45 dagar helt utan köpkrav! Därefter är priset låga 148 kronor per användare och månad.

  • Billigare än fruktkorgen
  • Projekthantering
  • CRM-Verktyg
  • Tidrapportering
  • Fakturering
  • Rapporter
  • Offerthantering
  • Smart dashboard
  • Kundregister
  • Orderhantering
  • Integrationsmöjligheter
  • Support på svenska

Vad väntar du på?

Testa Yoddla gratis i 45 dagar. Därefter betalar du bara per användare med kort eller faktura utan bindningstider.

DET LÅTER BRA! Nej, jag ogillar enkelhet
Betala säkert med kort eller faktura
Copyright © 2017 Yoddla AB